تحلیل و طراحی سیستم ها

آشنایی با مفهوم سیستم ترکیب و نحو عملکرد و طبقه بندی و خواص سیستمها

همه چیز در جهان یک سیستم است! سیستم یک مجموعه با نظم و هماهنگی است که برای رسیدن به اهدافی در حال کار است. سیستم فقط مخصوص مکانیک یا کامپیوتر نیست، بلکه به نوع تفکر و نگرش نیز مرتبط است. در این آموزش متوجه خواهیم شد یک سیستم چیست و با مفاهیم اصلی تعریف سیستم آشنا خواهیم شد. حتماً تا به حال کلمه «سیستم» را شنیده‌ایم. سیستم‌ها فقط محدود به فضای مکانیک یا ماشین‌ها نیستند. تحلیل و طراحی سیستم ها یک مفهوم کلی و جامع است که می‌تواند در همه جای زندگی ما کاربرد داشته باشد. علاوه بر سیستم‌های مکانیکی، یک کارخانه تولیدی، شرکت خصوصی، سازمان دولتی، خانواده، تیم‌های ورزشی یا حتی برخی از فرآیندهای کاری ما سیستم به حساب می‌آید.

کلمه سیستم از کلمه یونانی «systēma» گرفته شده و در انگلیسی به صورت system گفته می‌شود. این واژه در زبان فارسی رواج بسیاری دارد و معمولاً خیلی کمتر معادل فارسی آن را می‌شنویم. اصطلاح عربی «نظام» و واژه فارسی «سامانه» مواردی است که به جای تحلیل و طراحی سیستم ها در مکاتبات فارسی استفاده می‌شود. در این آموزش ابتدا با چیستی سیستم آشنا شده و سپس مفاهیم اساسی در سیستم را با هم بررسی می‌کنیم.

آشنایی با نظریه عمومی سیستمها

سیستم چیست ؟ تعریف‌های زیاد و متفاوتی از سیستم وجود دارد. با اینکه مفهوم سیستم را می‌توانیم حس کنیم، اما محققان به یک تعریف یکسان در مورد آن نرسیده‌اند! در این مقاله به بررسی مفاهیم اصلی سیستم می‌پردازیم. ممکن است تا به حال درباره تفکر سیستمی نگرش سیستمی یا سیستم‌سازی شنیده باشد. تمامی مفاهیمی که در ادامه با هم بررسی می‌کنیم در انواع سیستم به کار گرفته می‌شود. فقط ممکن است اسم یا نگرشمان نسبت به آن کمی تغییر کند. پس از اینکه متوجه شویم سیستم چیست، می‌توانیم در اطراف خود ده‌ها سیستم مختلف با شکل‌های متنوع پیدا کنیم.

در یک تعریف ساده از سیستم، system را به صورت زیر تعریف می‌کنیم: سیستم مجموعه‌ای از اجزای مختلف است که معمولاً برای رسیدن به یک هدف با یکدیگر در ارتباط و تعامل هستند. هر سیستم دارای ورودی، خروجی و پردازش مشخص است.

آشنایی با نگرش تحلیل و طراحی سیستم ها

مطمئناً تعریفی که گفته شد، یک تعریف بسیار جامع است. اجازه دهید با یک مثال سیستم را بهتر تعریف کنیم. موتور یک خودرو را در نظر بگیرید. این موتور از اجزای مختلفی نظیر چرخ‌دنده‌ها، پیستون، تسمه‌تایم و … تشکیل شده است. یک ماده سوختی به عنوان ورودی به موتور ماشین داده می‌شود و طی فرآیندهایی که روی آن انجام می‌شود، حرکت تسمه‌تایم موجب حرکت خودرو خواهد شد. ورودی و خروجی این سیستم، ماده سوختی و به حرکت درآمدن ماشین است. تک تک اجزایی که در موتور وجود دارند با استفاده از سوخت (برقی یا فسیلی) کارهایی را انجام می‌دهند که باعث به‌وجودآمدن خروجی می‌شود.

شناخت تجزیه و تحلیل سیستم

چند مثال دیگر از سیستم یک تیم توسعه محصول در کارخانه یا شرکت را در نظر بگیرید. این تیم از افرادی تشکیل شده که هر کدام وظایفی بر عهده دارند. هدف نهایی بهبود محصول ارائه شده است. برای رسیدن به این هدف ممکن است از اطلاعاتی بازخوردهای مشتریان، نیازسنجی بازار یا تحلیل رقبا استفاده شود. یک سازمان عمومی از مجموعه‌ای از کارمندان (و شاید ابزارهایی) تشکیل شده است. اعضای این سازمان در سطوح مختلف بر اساس دستورالعمل‌ها یا تصمیم‌گیری‌های خود خدماتی را به مراجعه‌کنندگان ارائه می‌کنند. در نتیجه این سازمان را نیز می‌توان یک سیستم در نظر گرفت. یک مجتمع مسکونی چند واحده را در نظر بگیرید. تمام ساکنان این مجتمع سعی می‌کنند با رعایت قوانین اجتماعی، زندگی در مجتمع را دلنشین‌تر کنند. می‌دانیم که رفتار هر خانواده می‌تواند روی رفتار دیگر خانواده‌ها و وضعیت محیطی تأثیر بگذارد. به همین دلیل است که می‌گوییم فلان محله برای زندگی کردن خوب نیست چون ساکنان آن محله با معیارهای ما تطابق ندارند.

مفاهیم مهم در تعریف سیستم

سیستم‌ها ویژگی‌های مختلفی می‌توانند داشته باشند. ۶ ویژگی اصلی سیستم را که می‌توان جزء تعریف سیستم دانست در این بخش بررسی می‌کنیم. این شش مورد عبارت‌اند از:

اکثر سیستم‌ها دارای هدف خاصی هستند. هر سیستم از اجزای مختلفی تشکیل شده است. اجزای سیستم با هم در تعامل هستند. تعامل اجزای سیستم یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم است. معمولاً در تعریف یک سیستم برایش مرز تعیین می‌کنیم. سیستم‌ها را می‌توان به دو دسته باز و بسته تقسیم کرد

هدف سیستم

اکثر سیستم ها با هدف خاصی ایجاد می‌شود. به لفظ «اکثر» توجه کنید! گاهی سیستم‌هایی داریم که نمی‌توان هدف (یا اهداف) مشخصی برایشان در نظر گرفت. (حداقل از دیدگاه فردی که از بیرون به آن نگاه می‌کنیم.) هر سیستم می‌تواند یک یا چند هدف برای ادامه فعالیت‌های خود داشته باشد. همه اجزای سیستم برای رسیدن به این هدف در system فعالیت می‌کنند. یک شرکت تولیدی پوشاک را در نظر بگیرید. هدف این سیستم چیست ؟ قطعاً پاسخ‌های مختلفی برایش پیدا می‌کنیم: کسب سود بیشتر، افزایش رضایت مشتریان، برندینگ، کارآفرینی و اشتغال.

تحلیل و طراحی سیستم ها

 

آشنایی با نحوه ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم

ارتباط مديريت با تجزيه و تحليل سيستم:ارتباط مديريت با تجزيه و تحليل سيستم يكي از مهمترين وظائفي كه براي مديران برشمرده اند. آنها وظيفه ايجاد تغيير به منظور بهبود سازمان دارند. مديران موظفند در عين حال كه تعادل سازمان خود را حفظ مي كنند همگام با آخرين تغييرات و تحولاتي كه در جهان رخ مي‌دهد تغييرات لازم را در سازمان خود به وجود آورند. از جديدترين روش ها و شيوه‌هاي انجام كار در اداره امور سازمان خود بهره گيرند. حتي اگر مديري در راس پيشرفته ترين سازمان ها قرار داشته باشد، همچنان از انجام اين وظيفه مبري نخواهد بود. زيرا ما در دنيائي شتاب زده و با تغييرات سريع زندگي مي كنيم. تغيير و تحول در زندگي بشر به گونه اي جبري رخ مي‌دهد و اين تغييرات در تمام ابعاد زندگي اتفاق مي افتد.

شتاب روز افزون تغییرات :شتاب اين تغييرات روزافزون است و سازمان هاي ما نيز همزمان با ساير پديده‌هاي زندگي دستخوش تغيير و تحول بدون وقفه اند. در واقع كليه سيستم هاي موجود در اين دنياي متغيير و متحول محاط شده اند. هدف تمام سيستم ها بقاست، يعني بودن و وجود داشتن. براي نيل به اين هدف سيستم‌ها چاره اي جز هماهنگ شدن با تغييرات و تحولات را ندارند. شرائط محيط بر سيستم تغيير و تحول است و وظيفه اساسي هر سيستم همگامي با تغيير و تلاش در جهت اعمال نفوذ بر تغيير است. در چنين وضعيتي اگر به شدت تلاش نكنيم سخت عقب مي‌مانيم. حتي براي حفظ وضع موجود نيز ناچاريم بي وقفه تلاش كنيم، در غير اين صورت در همان جائي كه هستيم هم نمي توانيم باقي بمانيم. بديهي است كه هر چه گرايش و تمايل ما به پيشرفت بيشتر و جدي تر باشد كوشش ما نيز بايد بيشتر و جدي تر صورت گيرد و تغيير را نيز سريع تر پذيرا شويم. پس همگامي با آخرين پيشرفت ها نياز به تلاش صد چندان دارد و با چنگ زدن به روش ها و رويه هاي كهنه و با بسنده كردن به آن ها نخواهيم توانست در چنين دنياي متحول و متغييري به حيات خود با كيفيت خوبي ادامه دهيم. در دنيائي كه به سرعت در حال حركت است توقف شايسته نيست و به زوال منتهي خواهد شد.

شناخت نقش تحلیل کننده سیستم

نقش ها و مهارت های تحلیل سیستم ها:تحلیلگران باید مهارت های فنی برای درک محیط فنی موجود سازمان، فناوری تشکیل دهنده سیستم جدید و روشی که این دو را در یک راه حل فنی یکپارچه قرار دهد، داشته باشند. تحلیلگران هم در سطح پروژه و هم در سطح سازمانی، حل کننده مستمر مشکلات هستند و مهارت های تحلیلی خود را به طور مرتب مورد آزمایش قرار می دهند. تحلیلگران اغلب نیاز دارند که با کاربران و مدیران تجاری (که اغلب تجربه کمی در زمینه فناوری دارند) و با برنامه نویسان (که اغلب تخصص فنی بیشتری نسبت به تحلیلگر دارند) به طور موثر ارتباط برقرار کنند.

آنها باید بتوانند به گروه های بزرگ و کوچک ارائه دهند و گزارش بنویسند. آنها نه تنها نیاز به توانایی های بین فردی قوی دارند، بلکه باید افرادی را که با آنها کار می کنند مدیریت کنند و باید فشار و خطرات مرتبط با موقعیت های نامشخص را مدیریت کنند. علاوه بر این شش مجموعه مهارت عمومی، تحلیلگران به بسیاری از مهارت های خاص مرتبط با نقش های انجام شده در یک پروژه نیاز دارند. در روزهای اولیه توسعه سیستم ها، بیشتر سازمان ها انتظار داشتند که یک فرد، تحلیلگر، تمام مهارت های خاص مورد نیاز برای اجرای یک پروژه توسعه سیستم را داشته باشد. برخی از سازمان‌های کوچک هنوز انتظار دارند که یک فرد نقش‌های زیادی را ایفا کند، اما از آنجایی که سازمان‌ها و فناوری پیچیده‌تر شده‌اند، اکثر سازمان‌های بزرگ اکنون تیم‌های پروژه‌ای را شامل چندین فرد با مسئولیت‌های مشخص شده می‌سازند.

تحلیل و طراحی سیستم ها

تحليل گر يا آناليست

فردي كه نسبت به امر تجزيه و تحليل اقدام مي كند تحليل گر يا آناليست خوانده مي شود. وي درباره نحوه كار سيستم بررسي مي كند، نتايج بررسي هايش را مورد تجزيه و تحليل قرار مي دهد. سيستمي را طرح‌ريزي مي كند كه داراي اثربخشي بيشتري باشد و براي اجرا و استقرار سيستم جديد همكاري مي كند .و توصيه‌هاي لازم را ارائه مي دهد.

از آن جا كه تجزيه و تحليل كاري مستمر و دائم است از قدم هاي آن به عنوان دور،‌چرخه و يا سيكل تجزيه و تحليل ياد شده است. تجزيه و تحليل سيستم ها و روش ها بايد به طور متوالي در سازمان انجام گيرد و وضع موجود سازمان را با آخرين تغييرات و تحولات تطبيق دهد.

تعريف تحلیل و طراحی سیستم ها :

تجزيه و تحليل سيستم عبارت از : شناخت جنبه هاي مختلف سيستم، چگونگي عملكرد اجزاي تشكيل دهنده آن و نحوه و ميزان ارتباط بين آن ها به منظور دستيابي به مبنائي جهت طراحي و اجراي يك سيستم مناسب تر است.

تجزيه و تحليل سيستم به ما چه كمكی مي كند؟

تجزيه و تحليل سيستم به ما كمك مي كند تا موقعيت كنوني سازمان را به خوبي درك كنيم. از جريان كار مطلع شويم و آن را مورد ارزيابي قرار دهيم و براي رفع نارسائي ها و مشكلات بهترين راه حل را انتخاب كنيم. بنابراين تجزيه و تحليل سيستم را مي توان بررسي سيستم هاي فرعي يا زير سيستم هاي موجود در سازمان تعريف كرد. كه به منظور كسب اطمينان از مناسب بودن روش هاي جاري و ارزيابي ميزان اثربخشي آن ها انجام مي شود.